Comment gérer un transfert de bureau ?

De nos jours, on voit régulièrement des dirigeants déménager des entreprises par leurs propres moyens lorsque leurs activités demandent un local plus spacieux. Par contre, le transfert de bureaux est une tâche délicate. Pour accomplir un tel projet, il faut bien s’organiser. Ce guide vous montre les étapes à suivre.

Faire le point sur son projet de déménagement de bureau

Le transfert de bureaux est une tâche complexe et difficile à manager. Vous devez déménager des bureaux vers le nouveau local sans interrompre les activités de l’entreprise. En effet, il est préférable de faire un point sur le projet avant de commencer. Vous êtes dans l’obligation de :

Établir un planning : on ne peut pas improviser un déménagement de bureaux sans un planning. Cela vous permet de prévenir le désordre, d’anticiper les besoins ainsi que d’éviter de se perdre et les mauvaises surprises pendant le processus ;
Fixer la date du transfert : pour mieux entreprendre toutes les étapes ;
Trouver des cartons : pour protéger les matériels et équipements sensibles et valeureux ;
Faire appel à une société spécialisée en transfert de bureau.

Fixer la date du transfert

Pour mieux anticiper toutes les démarches, il est conseillé de choisir la date du déménagement avec précaution. En général, celle-ci dépend du délai de préparation et de l’organisation de l’entreprise. La plupart des entreprises choisissent le plus souvent les jours fériés, le week-end, la fin de l’année fiscale et la période de vacances pour déménager vers un nouveau local.

Nous vous recommandons de mettre tout en place avant la date prévue et de renseigner tous les salariés du changement d’adresse. Vous devez entreprendre toutes les étapes de l’organisation. En tant que dirigeant, vous êtes dans l’obligation de choisir le jour idéal de la semaine pour déménager les bureaux pour éviter la rupture des activités.

Partager les tâches

Pour faciliter le transfert de bureau à la Réunion, dirigeants et collaborateurs doivent s’impliquer dans le projet.

Les tâches des dirigeants

Les dirigeants doivent à tout prix avertir tous les collaborateurs de ce projet de grande envergure. Cela leur permet de commencer à se préparer matériellement et psychologiquement. Par ailleurs, ils doivent réaliser les tâches suivantes avant le déménagement :

Visiter les nouveaux établissements ;
Mobiliser les salariés ;
Impliquer les employés dans le déménagement de bureaux ;
Prendre en compte les suggestions d’aménagement.

En ce qui concerne la logistique, il est fortement conseillé de solliciter l’aide d’une entreprise spécialisée en transfert de bureau à la Réunion. Ces professionnels disposent des compétences nécessaires pour gérer le transfert et peuvent s’occuper des tâches comme :

Le démontage des meubles ;
L’empaquetage des archives, des dossiers et des meubles ;
La gestion des équipements électroniques et matériels électriques.
Ces experts sont également capables de prendre en charge des tâches difficiles comme :
La manutention ;
Le transport de tous les biens de l’entreprise vers le nouveau local ;
L’entreposage temporaire de matériels (garde-meuble et box de stockage) ;
Le déménagement de tous les matériels de bureau ;
Le remontage des meubles une fois arrivé dans le nouveau local.

Les tâches des collaborateurs

Après avoir informé les collaborateurs du projet de changement d’adresse, ils devront s’impliquer dans la préparation du transfert de bureau à la Réunion. Vous pouvez leur confier les tâches suivantes :

Le vidage de bureau ;
L’emballage des documents et d’autres affaires ;
Le rangement des factures, des archives clients, des dossiers confidentiels et d’autres données ;
L’étiquetage des différents matériels informatiques et multimédias ;
L’identification des cartons ;
Le tri des affaires et des documents.

Il faut qu’ils se munissent de :

Matériels d’emballages (cartons de déménagement, d’emballages à bulle, de rubans adhésifs ou de dévidoirs) ;
Boîtes portatives ou de bacs rigides.

Il ne faut pas oublier de faire un inventaire afin de se retrouver facilement lorsque tout est emballé.